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従業員満足度を調査する方法(人的コスト・リソース)

現在、多くの医療機関で人材の確保と定着は重要な経営課題となっています。
そうした中で、従業員満足度の向上は経営上の観点からも重要視されています。
従業員満足度を向上させるためには、まずは従業員が自院を働く場として、どれほど満足しているか、その現状を把握する必要があります。
今後、進めようとしている施策の効果を計る上でも、現状認識は重要です。

従業員満足度を調査する方法としては、一般的にはアンケート調査を行います。
今回は、従業員満足度調査を従業員へのアンケートを行う際に意識したい点、注意したいことなどを紹介します。

従業員満足度のアンケート調査の流れ

1.準備
 調査目的や課題を明確にし、院内で実施への合意を得る。
2.調査企画
 調査項目や調査対象者など、調査の全体像を描く。
3.調査設計
 分析内容を想定して必要な設問を検討する。
4.実施
 対象者がアンケートを回答する。
5.集計・分析
 集計した結果から従業員満足を低下・上昇させている要因を分析する。
6.改善活動の実施
 低下要因の改善、上昇要因の向上に向けた院内活動を推進する。

従業員満足度調査を院内アンケートで行う場合の手順には、いくつかのステップがあります。
その手順に沿ってアンケート調査を進めていくことで、より効果のある従業員満足度調査を実施することができます。
ここでは、従業員満足度調査を院内アンケートで行う際の流れを紹介します

1.アンケート(調査票)の作成の前に

アンケートを作成する際は、まず実施する調査の目的を明確にする必要があります。
調査する目的や課題が曖昧だと、従業員満足度調査を行っても、結果分析がぼやけ、意味のない調査になってしまいます。

そのため、従業員満足度調査を行う目的を事前に明確にしておきましょう。
自院の課題設定に関しては、仮説でも構いません。
「こういう課題が自院の従業員満足度を低下させている要因になっていると思われる」といった仮説の設定です。

そして、従業員満足度調査をおこなう意義、必要性が明確になったら、実施についての趣旨を経営層や各部門長に説明し合意を形成します。

2.設問の検討・アンケートの作成

従業員満足度調査を院内アンケートで実施することが決定したら、まず、具体的な実施日時や調査対象者などを考えます。
そして記述式や選択式など、どのような形式のアンケートにするかなど、院内アンケートの全体像を企画します。

その後、設問内容を検討しアンケートの作成をおこないます。
アンケートの作成は、自院の課題や目的などに沿った設問内容、設問数を考慮して作成します。
また、アンケートの回収後にどういう分析をするか、課題を改善する道を探れるかといったことを念頭において、アンケートを作成しましょう。

3.アンケートの実施・分析

アンケートの準備が整ったら、いよいよ実査となります。
調査対象者にアンケート用紙を配布し回答を依頼します。

ここで意外と手間がかかるのが、回答期日までに回収できず対象者へ回答を促す作業です。
特に日常の業務で忙しい医療者は、なかなか回答期日までに回収できない状況が見受けられます。
回収したアンケート用紙を集計し、分析を行います。

集計の方法には以下のような方法が挙げられます。
・単純集計 ・・・項目ごとの単純に平均値を出す
・クロス集計・・・年代や部門別などの条件で集計し傾向値を把握する
・相関分析 ・・・相関性の強い項目に関し相関係数を導いて把握する
・比較分析 ・・・他機関や医療機関全体と自院の状況を比較して、課題を導き出す

このなかから自社に合った集計をおこない、従業員満足度を向上させている要素はなにか、満足度を下げている要因はなにか、何を改善するべきかを把握し、改善活動に繋げることが大切です。

医療機関の従業員満足度調査・院内アンケート作成のポイント

従業員満足度調査をアンケートで行う際にはおさせるべきいくつかポイントがあります。
ここで紹介するアンケート作成のポイントを意識することで、より効果的な調査を行うことができます。参考にしてみてください。

1.目的を整理する

従業員満足度調査を行うには、手間や時間を要します。
そのため、これらをムダにしないためにも、まずは自院の課題や調査を行う目的を明確にしておく必要があります。

例えば、
・離職率が改善しない原因を知りたい
・自院の方針や方向性を見直したい
・患者さんにもっと喜ばれる医療機関になるために何が足りないかを知りたい
・従業員の意欲を確かめたい

など、自院が解決するべき課題や調査の目的を明らかにします。

このように課題や目的を明確にすることで、その目的に沿ったアンケートを作成することが可能になります。

2.10分程度で回答できる設問数にする

従業員満足度調査のアンケートの設問数は10分程度で回答できる数にすることが大切です。
抜け漏れがないようにと、設問数は多くなりがちですが、設問数が多すぎるアンケートは、調査対象者の集中力を切らしたり、回答意欲を下げることで適当な回答が増えたりします。

質問数が少なすぎると、分析の際、項目間の相関関係がわからなかったり、分析しづらかったりするデメリットもあります。
そのため、重複をしない程度にシンプルで回答しやすい設問数を意識しましょう。

回答方法も自由回答は出来るだけ避け、5段階などで選ぶ方式が望ましいです。

3.難しい表現を避ける

従業員満足度調査は院内で行うものです。
難しい内容の設問や堅苦しい表現では従業員に負担をかけたり、設問の解釈が人によって異なったりして、正しい分析ができなくなる恐れもあります。
そのため、従業員が回答しやすい柔らかい表現や内容にする必要があります。

それと、注意が必要なのは一つの設問文に複数の要素が含まれないようにすることです。
一人で設問文を作っていると、ある思い込みが働き客観的な評価ができなくなります。

そのため、何を聞いている設問なのかよく分からない設問文になっているものも見受けられます。
できるだけ複数の人で確認し、設問文に誤解が生じないように注意しましょう。

4.客観性を保つ

調査結果によっては自院の方針を変えたり、制度の改善を行ったりする必要が出てきます。
既存の方針や制度などを変更することは経営層にとっては負担になるため、「ネガティブな回答を減らしたい」「こういう回答が欲しい」という考えが脳裏によぎるでしょう。

しかし、経営層の求める結果を得るために、なにか誘導する内容や、経営層に合わせた内容にしては、本来の目的を達成することはできません。
課題の発見においては仮説を設定ることは重要ですが、設問を作る段階ではできるだけ客観性を保つ努力をしましょう。

5.回答者を特定できないように注意する

従業員満足度調査では、回答者が特定されないよう配慮をする必要があります。
個人名を書かないようにすることは勿論のこと、回収方法にも工夫が必要です。

特に自院に対して不満や意見を持っている従業員は、個人名を記した回答はしづらいでしょう。
経営者としては耳をふさぎたいところですが、従業員の本音に耳を傾ける姿勢も大切です。

選ばれる医療機関への一歩として従業員満足度調査を

従業員満足度調査を院内アンケートで実施する際の流れや留意ポイントを紹介しました。

最近では患者満足度の向上とともに、従業員満足度の重要性が高まっています。
そのため、病院の価値向上の第一歩として、従業員満足度調査を行い現在の状況や自院の課題を把握する医療機関が増えています。

従業員満足度を調査する際のコスト

従業員満足度調査を行う際は、ここまで紹介した内容を自院内で行うことになります。
医療機関では調査に関する専門家がいないため、手間がかなり掛かります。

日常の業務でかなりのエネルギーを使っている医療スタッフが、上記のような一連の調査業務まで担うのは相当の負担になります。残業になる可能性もあります。

また、以下のような懸念も生じます。

調査業務のコスト

一連の調査業務を遂行するために要する時間は、2人のスタッフが関わった場合には、
約40時間×2人 = 80時間 となり80時間分の時間給が必要になります。

こんなに時間が掛かるのか!?と思われかもしれませんが、慣れていない業務を行う場合には、思いのほか時間を要します。
また、回答が思うように集まらない場合などは、不可抗力による負担が増えます。
始める前は予想していなかったことが実際の業務では発生し、結果的に思わぬ時間を要してしまいます。

適正な設問を作れているか

初めて従業員満足度調査を自院で行う際は、アンケート用紙をゼロから作成することになります。
調査のプロでも、適正設問の作成には仮調査を何度か繰り返して完成させていきます。
普段から調査業務に慣れていないと、適正な設問作成は難しいと言えます。 

集計・分析の客観性と正確性

分析に当たっては客観性が問われます。
集計した数値を見てどのような分析を行えば、その後の改善活動に繋がるのかを考える必要があります。
また、時に経営者の頭を悩ませる調査結果になる場合もあります。
それでもその結果をちゃんと伝える必要があります。

このように、院内だけで従業員満足度調査を進めると様々な懸念が生じます。

従業員満足度調査を外部に委託するメリット

では、外部に委託するメリットはどのようなものがあるでしょう。
従業員満足度調査を外部に委託するメリットとして主に以下のことが挙げられます。

メリット1.人的コストがかからない

外部に委託することで、院内での負担は最小限にすることができます。
普段から調査に慣れている会社に依頼すれば、院内の負担は「アンケートに回答するだけ」ということになります。

また、医療機関の実情を理解している会社では、その実情に沿った準備をします。
例えば、従業員が個人メールやPCを持たない場合の対応などです。

メリット2.設問の正確性

従業員満足度の計測には、人事的要素や労務的要素への理解が不可欠です。
たとえば、組織風土や人事制度・処遇、業務負担、患者満足への対応、総合的な満足などです。
それに加え、医療機関ならでは設問としては多職種連携といった項目も必要になってきます。

医療機関の人事や労務に精通した会社では、そうした項目を網羅した設問を用意しています。

メリット3.分析の客観性(ノウハウや偏差値など)

その後の改善活動に役立たない分析では意味がありません。
また、客観性をもった報告でなければ、調査のための調査に帰してしまいます。
例えば、他の医療機関と比較して、自院の状況や各部門の状況を把握することができれば、自院の強みや改善ポイントも明らかにできます。

他の医療機関との比較は、自院だけで調査を行った場合には算出することはできません。
また、その結果を踏まえ、今後の改善活動に関しての提案も必要です。
医療機関の組織改善に経験のある会社では、調査結果を踏まえて改善活動に関して適切な提案を行います。

以上、医療機関の従業員満足度をアンケートで調査する際に意識したい点、注意したいこと、院内で行う際のコストなどを紹介させていただきました。

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当社では、これまでの企業様や医療機関様への支援事業を通じて得られた組織変革への知見をもとに、簡単な回答方法で、「従業員満足度」と「業務意欲度(モチベーション)」を計測できる「医療機関のための『組織の健康調査』」を提供しています。

回答者へは、QRコードを記したカードを配布し、自身のスマホから回答することができます。
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